Saiba como fazer o planejamento estratégico do seu evento

planejamento estratégico

A premissa de que toda instituição deve considerar o evento corporativo como uma forma de investimento é incontestável. Sendo assim, ele precisa contribuir para a geração de receita por meio de um objetivo bem alinhado com metas de organização. Essas são as bases para que se mantenha o foco nos resultados que um planejamento estratégico de eventos deve trazer. É por meio dele que públicos importantes são engajados, as conexões se fortalecem e relacionamentos são gerados. São por essas e outras razões que planejar bem o evento da sua empresa tem tanta importância. Dessa forma, ela alcançará o prestígio mais rapidamente. Veja a seguir como fazê-lo. Defina o objetivo O tema, a infraestrutura e os serviços necessários para a execução do evento só serão definidos depois do objetivo. É ele que vai determinar o estilo de decoração, a identidade visual e até o tipo de comunicação que será usada na divulgação. O tipo de público também será selecionado a partir dele. Reúna informações para conhecer profundamente as pessoas e entender quais as necessidades da audiência que comparecerá ao seu evento. Assim, você terá a garantia de uma produção bem-sucedida e que ultrapassará as expectativas, gerando uma experiência única. Elabore um orçamento Um outro ponto que é essencial para o planejamento estratégico é estipular um orçamento geral. É um método bastante efetivo para a organização do evento da sua empresa, que permitirá determinar suas dimensões. A noção de quanto custará cada item necessário será mantida por meio de uma planilha financeira muito bem alinhada. Com isso, gastos desnecessários e possíveis prejuízos que podem prejudicar a boa repercussão do evento serão evitados. Faça as estratégias de marketing Após definir o objetivo e determinar o público do evento, parta para o próximo passo: a divulgação. Estabeleça como as pessoas confirmarão presença, qual o tipo e formato de convite e quais serão os canais de divulgação. Para mobilizar sua audiência, monte um cronograma para que todas essas ações sejam desenvolvidas em tempo hábil. Para garantir quórum no evento, é fundamental que o público se mantenha envolvido desde o primeiro momento. Lançar ações como promoções e sorteios, publicar pequenos vídeos a respeito do evento e compartilhar os preparativos e bastidores por meio de transmissões ao vivo são excelentes estratégias de engajamento. Monte um calendário com as datas limites Divida todo o processo de organização do evento em três etapas: pré-produção, produção e pós-produção. Depois, inclua o que será realizado em cada uma dessas fases. Isso permitirá que as ações sejam destrinchadas de maneira mais ordenada. A fim de acompanhar o andamento desses passos, separe colunas de “semanas de execução” e “responsável da tarefa” em cada um deles. Com isso, o risco de esquecer alguma coisa será eliminado, além de permitir uma visão ampla das ações. Os organizadores só têm a ganhar com o planejamento estratégico de eventos. Um cronograma estratégico bem pautado pode ser o método definitivo que faltava para elevar a popularidade da sua empresa. Impulsionar o networking, ganhar tempo por planejar tudo antecipadamente e melhores condições de negócios são só alguns dos benefícios. Agora que você já sabe como organizar um plano estratégico para o seu evento, deixe um comentário neste post contando a sua experiência!

Conheça as principais tendências em eventos corporativos

eventos corporativos

Um dos requisitos cada vez mais exigidos pelas empresas e pelos gestores de eventos é que sejam proporcionados momentos inesquecíveis e experiências inovadoras para os participantes. Dessa forma, a fim de cativar ainda mais o público e sair na frente dos concorrentes, é crucial estar sempre de olho nas tendências em eventos corporativos. Nesse contexto, a tecnologia é uma aliada muito importante, pois transforma palestras, congressos e outras celebrações corporativas em ocasiões muito mais atraentes. Neste post listamos algumas delas. Confira! Streaming de eventos em tempo real Fomentadas pelas inovações tecnológicas, as transmissões em tempo real são ótimas aliadas de um evento corporativo, pois disseminam a marca da empresa e promovem o engajamento dos integrantes. Elas podem ser realizadas facilmente por meio de mídias sociais, como o Periscope, Hangouts, Snapchat e outros. Outra forma de aumentar ainda mais o envolvimento dos convidados é fazer postagens com hashtags específicas também em tempo real. Assim, a interação com o público é incentivada, permitindo que eles repliquem e utilizem as postagens em suas redes sociais. Brindes digitais e personalizados A probabilidade de os brindes físicos serem substituídos de vez pelos digitais é cada vez maior. Os presentes digitais personalizados, com conteúdo online exclusivo e relevante têm mais chances de envolver os participantes. Dessa maneira, os usuários que utilizarem esse brinde digital terão suas informações acompanhadas, gerando leads para a sua empresa. Outra vantagem é que, com os pacotes digitais de brinde, o manuseio e transporte de embalagens ou sacolas físicas não será necessário. É muito comum que esses presentes físicos sejam esquecidos ou descartados pelos participantes, causando desperdício e prejuízo. Sem eles, os gastos serão minimizados. Estímulo à interação em aplicativos próprios O recurso de cruzar as informações de perfil de usuários diferentes que possuem os mesmos interesses é uma das tendências em eventos corporativos, chamada de Matchmaking. Essa novidade estimula o networking dentro do evento, pois incentiva pessoas com perfis parecidos a se conhecerem. O mecanismo de gamificação também é um método interessante. Ao ser usado em aplicativos próprios do evento, pequenas atividades ou tarefas são incorporadas a eles, trazendo pontos aos seus usuários como recompensa. Esse sistema de gratificações faz com que o engajamento seja maior. Realidade virtual e aumentada Bastante utilizada em diversos segmentos, a realidade virtual é uma tecnologia nova, que proporciona uma experiência marcante e única para o convidado por meio da imersão virtual. Mas é fundamental cuidar para que essa união do espaço físico com o virtual não cause distanciamento entre os participantes. Criar um ambiente híbrido também é uma opção atrativa. Devido ao baixo custo, esse recurso vem sendo usado mais frequentemente. O conceito se resume em permitir que, ao mesmo tempo em que o evento conta com a presença dos convidados, outras pessoas possam se comunicar com eles por meio de videoconferências, proporcionando um maior alcance de público. Convites e materiais de divulgação virtuais O Quick Response Code — código de resposta rápida — é um recurso que pode ser utilizado de diversas formas e que vem ganhando força nos eventos corporativos mais recentemente. Os materiais de divulgação podem ser distribuídos por meio dele — um QR Code é disponibilizado em outdoors ou banners, fazendo com que as pessoas sejam direcionadas para a página do evento. Além disso, o QR Code permite uma leitura da credencial dos participantes no momento da visita, caso haja expositores nos eventos. Ou seja, é possível otimizar todo o processo por meio da captura dos contatos instantaneamente, que gera métricas de desempenho em tempo real. De forma geral, é perceptível que as tendências em eventos corporativos estejam bastante ligadas à tecnologia que, por se atualizar constantemente, exige um acompanhamento mais assíduo para não se deixar ultrapassar. E agora que você já conhece as novidades dos eventos corporativos, nos siga no Facebook, LinkedIn e Instagram para continuar recebendo dicas como estas!

Cecilia Furlani | Sugar Flower

Cecilia Furlani | Sugar Flower

Janeiro e Fevereiro se encerrou com o desafio de impressionarmos Cecilia Furlani e seus alunos, oferecendo à todos eles um ambiente funcional e contemporâneo, para que fosse ministrado o curso de Bean Paste Massa de Feijão. Com mais de 17 anos de experiência, Cecilia Furlani Sugar Flowers, trouxe ao nosso espaço toda a sua técnica, muito realista, na criação de belíssimas flores em pasta de açúcar e pasta de feijão com mais resistência e flexibilidade. Além de trazer uma proposta mais realista, o curso é totalmente “learning by doing”, o qual o aluno põe a mão na massa e Cecilia está sempre em prontidão com boa didática e paciência para correção do aluno. Uma das necessidades de Cecilia Furlani era oferecer aos seus alunos um ambiente exclusivo, com fácil acesso à bons restaurantes e boa localização. Fechado. Aqui no Experience Lounge pensamos nos mínimos detalhes e oferecemos também uma cozinha com ambiente climatizado e mobiliário completo: utensílios de cozinha, bancada gourmet 360º, banquetas para bancada do chef e mesa para até 30 pessoas. Tudo isso com o jeito Experience Lounge de ser, com custos acessíveis num espaço que remete conforto, acessibilidade e eventos de experiências excepcionais. Após três dias de muito trabalho e aprendizado, gostaríamos de agradecer Cecilia Furlani por nos encantar com suas técnicas realistas e por nos dar a responsabilidade de encantar você e seus alunos, oferecendo o que há de melhor no Experience Lounge.

EQUIPE COMERCIAL SIMPRESS – HAPPY HOUR

Simpress

O desafio da vez veio da Simpress, antiga subsidiária da Samsung para outsourcing de impressão no Brasil e que recentemente foi comprada pela HP, passando agora a ser Subsidiária da HP. Os números de 2017 foram fechados e o diretor comercial, Ricardo Collazo gostaria de reunir sua equipe de 40 funcionários para fazer uma apresentação sobre o ano de 2017 e abrir o panorama para 2018. Verdade seja dita, quem muito trabalhou, sim trabalhou forte para apresentar os expressivos números que a Simpress teve em 2017, merecia ser acolhido e principalmente, precisaria brindar os resultados. Com isso, entendemos a necessidade e usamos a base do nosso Happy Hour Experience para adequar às necessidades do cliente. A equipe foi recebida no foyer receptivo do Experience Lounge, para aguardar a chegada do diretor, munido de sua apresentação e performance empolgante. No espaço gourmet, aguardava ansiosamente por ele, nossa equipe, que serviu um menu desenvolvido para ocasião, além de bebidas que qualquer Happy Hour merece, cerveja e caipirinha. Às 20:00 pontual e estrategicamente, quando todos estavam ambientados e principalmente, alimentados e munidos de suas bebidas, entrou em ação o Diretor Comercial, e apresentou os impressionantes números de 2017 e principalmente o desafio de superá-los em 2018. Feito isso e com o devido brinde pela comemoração, eles partiram para uma bela integração, papo, música e por que não a merecida cerveja? Agora o Experience Lounge esta engajado com os fechamentos de quarter da Simpress. Vamos tornar cada momento deste único e inesquecível. E que venha o próximo desafio!

Amélia Lino | Flower Cakes – “A arte de florir o mundo e o Experience Lounge.”

Amélia Lino

Na procura de um espaço mais intimista, com infra estrutura, ambiente climatizado e o melhor, com acesso privilegiado ao bairro do Campo Belo (próximo ao aeroporto de Congonhas), Amélia Lino, o principal nome da decoração floral de bolos no Brasil, resolveu nos dias 04 à 06 de Dezembro, ministrar um de seus cursos, aqui em nosso espaço Gourmet. Recebemos em nosso local 30 participantes, animadíssimas em entender como desenvolver essa técnica, o qual o início aconteceu na Europa, mas o aperfeiçoamento, a popularização e consolidação de fato ocorreu na Coréia. Amélia Lino foi a responsável em difundir esse processo que utiliza o Glossy Buttercream (creme de manteiga translúcido) e chantininho (chantilly com leite em pó) em encantadoras flores de manteiga, exuberando delicadeza, beleza e cores. Todas moldados no padrão internacional de decoração de creme de bico. Como uma das necessidades da Amélia Lino era oferecer às suas alunas, algo exclusivo, que não se delimitasse à uma sala de convenções em um hotel ou uma opção menos intimista, oferecemos à ela uma cozinha com mobiliário completo: utensílios de cozinha, bancada gourmet 360º, banquetas para bancada do chef e mesa para até 30 pessoas. Tudo isso com o jeito Experience Lounge de ser, com custos acessíveis num espaço que remete conforto, acessibilidade e eventos de experiências excepcionais. Foi um prazer abrir nosso espaço para compartilhar de algo tão inovador na cozinha e que cresce cada dia mais no Brasil, afinal de contas, esse trabalho é uma arte que mexe com sonhos, que tem riquezas de detalhes, que exige disciplina e treino constante. Superando expectativas, assim como nós, equipe de inteligência do Experience Lounge, gostamos de surpreender nossos clientes. Muito obrigado Amélia Lino pela confiança e por ter como trabalho a “arte de florir o mundo”; adoramos as flower cake em nosso espaço.

Casino Experience | Entretenimento ao seu favor!

Casino

3 jogos 1 objetivo Black Jack, Roleta e Baccarat No dia 30 de novembro, promovemos uma noite de Casino no Experience Lounge. O time comercial nacional da Lumileds (Philips) recebeu o cliente Grupo Fortbras e o objetivo era se aproximar do cliente, afinal, ninguém faz negócios com desconhecidos. Foram montadas 3 mesas de jogos: Roleta, Baccarat e o queridinho Black Jack! A escolha dos jogos tem um motivo. Precisávamos de uma seleção que diferente de um Poker, por exemplo, gerasse interação entre os convidados, afinal, as duas empresas precisavam se aproximar, se conhecer. A composição da noite se deu com cada convidado recebendo um cacife de L$ 500.00 (quinhentos lúmens), para apostar nas 3 mesas de jogos. O serviço, a altura do evento apresentou espumante, cerveja e whisky, afinal o ambiente chamava o bom e velho Scotch; e também um mix de salgados finos, tábua de frios e massas recheadas com três opções de molho. Você no comando Parece festa, mas são negócios! Nossa equipe de inteligência e produção, esta cotidianamente exercitando nossos modelos de evento, afinal os seus investimentos não podem ser desperdiçados. Um evento não pode e não deve ser apenas uma festa, onde você apenas paga a conta da noite, todo mundo se diverte e a fomentação de negócios não acontece. Pensando nisso, quando você nos envolve nos seus eventos, nosso papel é entrega-los primorosamente, mas principalmente, dar o suporte para que você consiga extrair o máximo do seu investimento. Neste dia compusemos uma dinâmica onde os convidados receberam na recepção, um cacife de L$ 500.00 (quinhentos lumens). Ao subirem para o Cassino, as mesas estava fechadas, o que automaticamente fez com que eles não passassem a jogar logo de início e de forma intuitiva, a interação entre as empresas fosse estimulada. Feita a recepção, os Croupiers (em português do Brasil: Pessoa que dirige uma mesa de jogo num cassino) deram as instruções para os jogos e o show começou. Muito jogo, muita diversão e interação entre as pessoas, até que os cacifes dos convidados foram se esgotando. O que eles não sabiam era que uma nova cota estaria disponível, mas na mão do diretor comercial, com quem eles deveriam negociar, através de um bom papo para pleitear esta nova cota de L$ 500.00 (quinhentos lumens). Mais um ponto de interação entregue! Mas o que fariam os convidados, depois de tanto jogo e com altas quantias de dinheiro nas mãos? Promovemos um leilão de um Special Collection da Johnnie Walker e então o ápice do evento chegou! A euforia dominou o clima do evento com os convidados eufóricos, lutando para levar o prêmio. Até que  4 jogadores, decidiram unir suas conquistas e cada um levar uma garrafa do prêmio. Por fim, noite maravilhosa, empresas aproximadas e principalmente, negócios fomentados. Agora o trabalho da equipe comercial está facilitado. Este é o nosso papel, fazer com que você colha os frutos que um investimento em evento devem lhe proporcionar. Conte com o Experience Lounge.

Happy Hour 2ª Ed.

Happy Hour

Essa foi a segunda edição do Happy Hour do Experience Lounge em parceria com a cerveja Stella – estiveram presente executivos e times de empresas dos seguimentos da tecnologia, construção civil e eventos, fazendo relacionamento e trocando experiências e um ambiente delicioso e descontraído. Happy hour (em português: hora feliz) é uma comemoração informal, feita geralmente por colegas de estudo e trabalho, após a execução de alguma tarefa ou ao fim de um expediente. Tais comemorações são comuns em várias partes do mundo e em grandes cidades no Brasil e em Portugal. Em geral, os pontos de encontro são bares e restaurantes, sendo comum o consumo de petiscos e bebidas alcoólicas (notadamente, a cerveja). Em certos casos, o estabelecimento comercial oferece música ao vivo, criando um ambiente bem aconchegante para os encontros. Alguns estabelecimentos oferecem promoções com descontos para o consumo de bebidas alcoólicas e/ou outros alimentos, no horário correspondente ao final do expediente (entre 16:00 e 19:00, por exemplo) sendo que o dia oficial são as quintas-feiras. Happy hour é uma expressão em inglês cuja tradução literal é “hora feliz” e consiste em uma estratégia de marketing onde durante um determinado período de tempo as bebidas são vendidas com um preço mais baixo. A happy hour surgiu nos Estados Unidos e se espalhou para outros países, como o Brasil, e é bastante comum em bares e restaurantes, que fazem promoções, permitindo que os clientes ganhem bebidas de graça ou tenham descontos em bebidas e cocktails. Muitas vezes também são oferecidos diversos petiscos. Este evento costuma ser organizado com o objetivo de aliviar o stress, juntando pessoas que acabam o seu dia de trabalho e se juntam para conviver. O horário da happy hour varia de acordo com o estabelecimento comercial. Apesar de o nome ser happy hour, não significa que a duração seja apenas de uma hora, sendo que alguns happy hours podem durar mais de uma hora. Em vários países, cidades e estados (Irlanda, Glasgow, Utah) foram instituídas leis que proíbem a organização da Happy Hour, com o fundamento que as happy hours encorajam um comportamento perigoso para a saúde. No entanto, em Junho de 2012 a happy hour foi legalizada no estado do Kansas dos Estados Unidos, depois de um banimento de 26 anos.

Joyce Lopes Confeitaria

Confeitaria Joyce Lopes

Realizamos no Experience Lounge o curso de Confeitaria Joyce Lopes, confeiteira e fundadora do Cupcakes da Mamãe. Realizou muitos cursos de formação no Brasil e na Europa e decidiu realizar mais um grande sonho – compartilhar todo seu conhecimento adquirido em seis anos de estudo e prática para que as suas alunas também consigam realizar o sonho de serem Cake Designers. Bolinho, bolo de caneca, bolo de xícara, bolo de copo, bolo de forminha ou cupcake (em inglês) é um pequeno bolo designado para servir uma única pessoa, frequentemente assado em um pequeno copo de papel alumínio. A primeira menção do cupcake que se tem notícia é de 1796, quando uma anotação de receita de “um bolo para ser assado em pequenas xícaras” foi escrito em “Culinária Americana” por Amelia Simms. Em 1996, foi aberta a primeira cupcakeria em Nova York, aumentando a popularidade do cupcake. Marcado em cenas de filmes hollywoodianos, como O Diabo Veste Prada, Mulheres Perfeitas e Sex and the City, o cupcake tornou-se fonte de renda para confeiteiros e fãs de gastronomia. O cupcake popularizou-se, ganhando espaço em festas infantis, chás de bebê e casamentos. Em muitos casos chegam a substituir os tradicionais bem-casados. Ainda existe uma confusão entre o cupcake e o muffin. A diferença está na massa, pois a textura da massa do cupcake é mais leve, similar à de um bolo macio.

Happy Hour com Stella Artois

Stella Artois

Realizamos no Experience Lounge um Happy Hour em parceria com a Cerveja Stella Artois, para cerca de 80 executivos e seus times, com o objetivos de aproximar parceiros, leads, prospects, fornecedores e outros contatos, provocando um network bastante agradável e espontâneo. A história de Stella Artois começa em uma pequena cervejaria na cidade de Leuven, no interior da Bélgica, há mais de 600 anos, ainda no período medieval. O primeiro registro da cervejaria, então chamada de “Den Hoorn” data de 1366.  A qualidade da cerveja produzida na pequena cervejaria ganhou fama e se espalhou pela Bélgica. Em 1425, quando foi fundada a Universidade de Leuven, a cervejaria virou ponto de encontro. Logo os estudantes passaram a trabalhar em pesquisas para aprimorar a produção da cerveja. Até hoje os laboratórios da Universidade de Leuven são usados para garantir a qualidade de muitas cervejas belgas. Em 1717, o Mestre Cervejeiro Sebastian Artois comprou a centenária “Cervejaria Den Hoorn” e mudou seu nome para Cervejaria Artois. A tradição cervejeira passou por gerações até que o sobrenome da família foi eternizado. Stella Artois nasceu como uma edição especial de Natal. A cerveja era brilhante e clara, por isso recebeu o nome de Stella – estrela em latim. O seu sabor conquistou os paladares e Stella Artois tornou-se a cerveja símbolo da Bélgica. Pouca coisa mudou na produção de Stella Artois ao longo dos anos. Para cada litro de Stella Artois são usados 8 litros de água tratada. A cevada – que dá origem ao malte que determina o sabor de Stella Artois – é importada e considerada a melhor do mundo. O lúpulo do tipo Saazner vem da República Tcheca e é o mais caro do mercado. Da Bélgica vem a levedura exclusiva de Stella Artois, a mesma receita usada tradicionalmente.

Almoço de Negócios – 2ª Edição

Almoço de Negócios

No último mês de agosto, realizamos no Experience Lounge a 2ª Edição do Almoço de Negócios – um almoço para os parceiros, clientes e leads da agência ZAZCOMM. Prática comum entre os empresários, o almoço de negócios é um evento pontual que ajuda a estreitar relacionamento e fechar aquele tão sonhado contrato com seus clientes. Nós da equipe de inteligência do Experience Lounge, gostaríamos de dividir com você, algumas dicas e exclusividades disponíveis do nosso leque de serviços e oferecer a você e ao seu cliente em potencial, a melhor experiência. Fazendo do seu almoço uma verdadeira tacada de Mestre. Confira as 3 dicas mais importantes: Escolha o lugar certo Quando vamos agendar um almoço, a primeira coisa que vem à mente é – local e disponibilidade de reserva. Alguns restaurantes não dispõem dessa flexibilidade, gerando assim aquela dor de cabeça na hora de cravar o local ideal. Aqui no Experience Lounge, somos preocupados com a sua tranquilidade e segurança. Nosso espaço, além de bem localizado, tranquilo e sem muito barulho; conta com toda estrutura audiovisual, câmera para conference call e mobiliário apropriados. Tenha cuidado na comida escolhida Algumas vezes o cliente convidado pode ter restrições alimentares e restaurantes que oferecem poucas alternativas no cardápio são mais arriscados. Como aqui no espaço você escolhe o formato mais adequado ao seu público, disponibilizamos de um Chef de cozinha que certamente irá preparar pratos agradáveis, com comidas leves, que não sejam demoradas ou que não precisem de malabarismo com talheres. Afinal de contas, esses detalhes não são menos importantes. Marketing de Relacionamento Depois de encontrar o local ideal e um bom cardápio, chega a hora de colocar em ação o relacionamento. Tome cuidado com a precipitação e ansiedade fique “perto suficiente e longe o bastante”. Você não deve se precipitar no início do almoço em tocar no assunto antes da melhor oportunidade. É preciso corresponder ao que é pedido. Quebre o gelo fazendo um comentário sobre futebol ou sobre uma notícia para vencer a resistência do contato e quando o assunto aflorar, tenha liberdade para falar de negócios. E nunca esqueça, você precisa dar a atenção necessária para que o convidado se sinta valorizado. É importante olhar no olho, sorrir e anotar assuntos para não esquece. A conversa pode seguir os pratos servidos: a introdução durante a entrada, desenvolvimento da discussão durante o prato quente e o fechamento na hora da sobremesa. Aproveite a sobremesa para fazer a amarração conclusiva, um resumo do que ficou combinado. E também combinar os próximos passos. Pronto, seu almoço de negócios foi assertivo! Você, assim como a gente, quer fazer desse momento uma experiência marcante, duradora e geradora de negócios. Para nós é um prazer pensar na sua satisfação antes, durante e após o seu evento, conte conosco para desenvolvimento de inteligência e posicionamento estratégico e faça de 2018 um ano para ótimos negócios.