A premissa de que toda instituição deve considerar o evento corporativo como uma forma de investimento é incontestável. Sendo assim, ele precisa contribuir para a geração de receita por meio de um objetivo bem alinhado com metas de organização. Essas são as bases para que se mantenha o foco nos resultados que um planejamento estratégico de eventos deve trazer.
É por meio dele que públicos importantes são engajados, as conexões se fortalecem e relacionamentos são gerados. São por essas e outras razões que planejar bem o evento da sua empresa tem tanta importância. Dessa forma, ela alcançará o prestígio mais rapidamente. Veja a seguir como fazê-lo.
Defina o objetivo
O tema, a infraestrutura e os serviços necessários para a execução do evento só serão definidos depois do objetivo. É ele que vai determinar o estilo de decoração, a identidade visual e até o tipo de comunicação que será usada na divulgação.
O tipo de público também será selecionado a partir dele. Reúna informações para conhecer profundamente as pessoas e entender quais as necessidades da audiência que comparecerá ao seu evento. Assim, você terá a garantia de uma produção bem-sucedida e que ultrapassará as expectativas, gerando uma experiência única.
Elabore um orçamento
Um outro ponto que é essencial para o planejamento estratégico é estipular um orçamento geral. É um método bastante efetivo para a organização do evento da sua empresa, que permitirá determinar suas dimensões.
A noção de quanto custará cada item necessário será mantida por meio de uma planilha financeira muito bem alinhada. Com isso, gastos desnecessários e possíveis prejuízos que podem prejudicar a boa repercussão do evento serão evitados.
Faça as estratégias de marketing
Após definir o objetivo e determinar o público do evento, parta para o próximo passo: a divulgação. Estabeleça como as pessoas confirmarão presença, qual o tipo e formato de convite e quais serão os canais de divulgação. Para mobilizar sua audiência, monte um cronograma para que todas essas ações sejam desenvolvidas em tempo hábil.
Para garantir quórum no evento, é fundamental que o público se mantenha envolvido desde o primeiro momento. Lançar ações como promoções e sorteios, publicar pequenos vídeos a respeito do evento e compartilhar os preparativos e bastidores por meio de transmissões ao vivo são excelentes estratégias de engajamento.
Monte um calendário com as datas limites
Divida todo o processo de organização do evento em três etapas: pré-produção, produção e pós-produção. Depois, inclua o que será realizado em cada uma dessas fases. Isso permitirá que as ações sejam destrinchadas de maneira mais ordenada. A fim de acompanhar o andamento desses passos, separe colunas de “semanas de execução” e “responsável da tarefa” em cada um deles. Com isso, o risco de esquecer alguma coisa será eliminado, além de permitir uma visão ampla das ações.
Os organizadores só têm a ganhar com o planejamento estratégico de eventos. Um cronograma estratégico bem pautado pode ser o método definitivo que faltava para elevar a popularidade da sua empresa. Impulsionar o networking, ganhar tempo por planejar tudo antecipadamente e melhores condições de negócios são só alguns dos benefícios.
Agora que você já sabe como organizar um plano estratégico para o seu evento, deixe um comentário neste post contando a sua experiência!