Independentemente do porte da ação empresarial, a necessidade de pesquisar esses fatores não pode ser ignorada. São essas particularidades que farão a diferença entre um evento de sucesso e um possível prejuízo.
Ainda assim, nem todos sabem como fazer essa escolha corretamente. Por isso, neste artigo, reunimos algumas dicas que facilitarão o processo. Confira!
Analise a capacidade do ambiente
O ponto de partida para analisar o tamanho ideal do espaço em que o evento será realizado é contabilizar o número de convidados. Procure um local que comportará confortavelmente todas as pessoas, incluindo os participantes e aqueles que fornecerão os serviços contratados.
Se for menor que a quantidade de pessoas, o espaço se tornará incômodo para os integrantes. Por outro lado, se for muito maior, dará a impressão de que o evento não é bem-sucedido devido ao número de lugares vazios.
Considere as características do evento
Levar em conta as características da ação é um ponto que não pode ser esquecido. O ambiente escolhido deve suprir todas as necessidades do tipo de evento que será realizado.
O espaço exigido para uma festa de aniversário, por exemplo, difere completamente da área requisitada para um almoço de negócios. Da mesma maneira, eventos como um treinamento corporativo, uma premiação ou uma confraternização de funcionários têm características que devem ser consideradas no local para eventos avaliado.
Se estiver preparando uma experiência gourmet, investigue a existência de uma cozinha apropriada para armazenar e preparar os alimentos. Elaborar uma lista com os requisitos fundamentais e básicos da solenidade é um recurso bastante útil que pode ser usado para reunir todas essas informações e escapar da possibilidade de deixar algo de lado.
Veja se o espaço se ajusta à data e horário
A seleção do local para eventos será diretamente influenciada pelo dia e horário em que a ação corporativa acontecerá, assim como a época do ano e o clima.
Eventos diurnos ou agendados durante estações quentes exigem lugares refrigerados ou semiabertos, com boa circulação de ar. Já os noturnos ou aqueles realizados em estações mais frias necessitam de um local mais fechado.
Além disso, é preciso evitar feriados e outras datas comemorativas na hora de reservar os dias e os horários para o seu evento corporativo. Essas são épocas em que a maioria das pessoas costuma viajar, tornando-se indisponível para comparecer à sua ação.
Conheça as vantagens oferecidas pelo local
Outra maneira de fazer a escolha certa é conhecer as vantagens que são oferecidas pelo local para eventos. Algumas empresas do ramo costumam dar descontos no custo de hospedagem para os convidados, caso muitos deles venham de outras regiões.
Outras vantagens que você pode observar ao escolher o espaço são as condições de pagamento, que podem ser facilitadas de acordo com a necessidade da sua empresa.
Brindes oferecidos pelo local para eventos também são benefícios que podem se tornar atrativos, dependendo do seu público e do tipo de ação que será realizado.
Confira a infraestrutura oferecida para o evento
Se escolher um local para eventos corporativos é desafiador, imagine precisar se preocupar com outros inúmeros aspectos que envolvem uma experiência como essa, que vão desde o buffet até a decoração.
Isso é impensável considerando a rotina atual da maioria dos profissionais. Por isso, mais uma dica que podemos oferecer é que você priorize espaços que já garantam uma infraestrutura completa, incluindo audiovisual de qualidade.
O fornecimento de uma estrutura para a solenidade inclui um espaço com todo o mobiliário; sistema de som, iluminação e projeção; decoração e estrutura gourmet e até mesmo a presença de chefs e profissionais de apoio no serviço.
Veja se há assessoria pré e pós-evento
Ainda que você seja responsável pelo planejamento de um evento corporativo, contar com uma assessoria exclusiva permitirá maior tranquilidade antes, durante e depois da ocasião.
Essa segurança de ter profissionais dedicados ao apoio permite que todos possam aproveitar a totalidade da experiência do início ao fim no dia da ação. Afinal, sabemos que o que mais importa é o momento do evento em si e os vínculos gerados entre as pessoas.
A assessoria também garantirá que possíveis imprevistos sejam resolvidos de forma rápida e pontual, sem dores de cabeça para você e outros gestores.
Analise a experiência oferecida aos participantes
Para oferecer aos colaboradores da sua organização um momento que realmente agregue valor, é preciso inovar e proporcionar uma experiência que fuja do tradicional.
Ao considerar o local que sediará seu evento corporativo, aposte em opções que tenham uma experiência diferenciada. Isso inclui tanto a infraestrutura do espaço quanto a decoração e a proposta de atividade a ser realizada no dia.
Espaços diferenciados, com área gourmet e ambiente de luxo, criam um momento único para os participantes. Esse momento é capaz de estreitar relações, gerar satisfação e promover integração entre as pessoas, fazendo com que seu evento seja lembrado de maneira positiva.
Em eventos de treinamento, espaços que tenham atividades exclusivas saem na frente. Entre as possibilidades estão os minicursos de gastronomia, que permitem o fomento do team building, aguçando a criatividade e o espírito de equipe nos colaboradores, e tornando o momento mais leve.
Garanta que o local tenha fácil acesso
Em grandes cidades como São Paulo, é fundamental considerar o acesso ao lugar do evento e os fatores que envolvem a chegada dos convidados. Isso porque locais excessivamente distantes ou potencialmente perigosos podem prejudicar a experiência final dos participantes e até mesmo desincentivar a presença de alguns.
Escolher um local para eventos que tenha um acesso fácil e seguro eliminará mais uma preocupação. Observar o bairro e o trajeto feito pelas pessoas que participarão é uma maneira de acertar nessa escolha.
A pesquisa é essencial para a decisão final. Compare serviços e valores, e selecione aquele que tiver o melhor custo-benefício. Assim, para ter êxito na busca de um local para eventos, o planejamento é crucial. Caso a sua ação corporativa ocorra no final de ano, inicie a procura o quanto antes, pois a disponibilidade dos lugares se esgota rapidamente nessas épocas.
Agora que você já sabe como escolher o recinto ideal para o evento da sua empresa, entre em contato com os consultores do Experience Lounge e saiba como podemos oferecer uma experiência inesquecível para seus convidados.