Para montar esse tipo de evento, é essencial definir qual é o objetivo e o conceito do workshop. Além disso, conhecer o público-alvo do evento, escolher a programação, verificar os equipamentos necessários e realizar uma boa divulgação são algumas medidas que devem ser tomadas para o sucesso do workshop.
Neste texto, vamos abordar o que é um workshop, suas vantagens e 7 dicas para vocês aprenderem como montar um! Confiram e aproveitem! Boa leitura!
O que é e como funciona um workshop?
O workshop é uma reunião de pessoas interessadas em um tema específico. Sua realização pode acontecer em forma de demonstração, seminário ou grupo de discussão. O objetivo desse evento é possibilitar um diálogo mais prático e aberto sobre determinado assunto.
No workshop, tanto o palestrante quanto o participante atuam ativamente, diferentemente do que ocorre em outras estruturas de ensino. Em geral, esse é um tipo de evento que tem duração inferior a três horas, permitindo que diversas oficinas sejam realizadas em blocos diferentes.
A organização de um workshop também pode incluir ações práticas a fim de complementar a apresentação e garantir uma vivência sobre o tema.
Quais as vantagens do workshop?
O workshop ocorre a partir de processos de aprendizagem, nos quais determinadas habilidades são desenvolvidas e estimuladas em equipe, de modo objetivo, rápido e direto. Ou seja, esses eventos são voltados para o crescimento profissional e pessoal em nível de habilidades, conhecimentos e atitudes. As principais vantagens são:
- práticas e procedimentos ajustados às necessidades e à realidade da companhia e de seus colaboradores;
- conveniência e economia, uma vez que o workshop pode ser feito na Organização, o que reduz gastos com deslocamento da equipe;
- engajamento dos colaboradores na cultura da Organização;
- favorecimento de atitudes proativas;
- incentivo a atitudes que sejam favoráveis para o desenvolvimento da Organização;
- adaptação para lidar com alterações de processos internos;
- interatividade e comunicação;
- preparação de pessoas para novos cargos;
- redução de custos na busca por metas organizacionais.
Como montar um workshop?
Confiram algumas dicas relevantes para montar um workshop!
1. Defina o objetivo e programação do workshop
Uma das principais medidas no momento de organizar um workshop é escolher a temática que será abordada no evento. É fundamental definir um objetivo e uma programação que garanta um posicionamento consistente. Com isso, é possível organizar todo o processo e as etapas seguintes do planejamento corporativo.
Uma maneira de fazer com que o evento seja um sucesso é pesquisar os objetivos abordados pela concorrência e inserir a pauta no seu workshop. Busquem fazer algo que impacte as pessoas, a região onde o evento vai ser realizado e, principalmente, que seja atrativo para o público.
2. Conheça o público-alvo do evento
É muito importante conhecer o público-alvo para dar o próximo passo em qualquer negócio ou planejamento de evento. Ao saber quem serão os convidados do seu workshop, fica mais fácil dar um norte na organização, escolher os palestrantes, definir os temas que serão abordados e as atrações que serão contratadas.
O workshop organizado será para homens, mulheres ou isso é indiferente? Qual a faixa etária que vocês querem atingir? Os participantes serão profissionais inseridos no mercado ou jovens estudantes? Durante o planejamento, é importante responder essas perguntas para ter um foco.
3. Escolha os palestrantes e mediadores
Não adianta fazer um ótimo planejamento e uma excelente organização se os palestrantes não agregam conteúdo às pessoas. Por isso, escolham profissionais que se destaquem na área em que estão inseridos. Além disso, os mediadores das palestras precisam ser pessoas com boa comunicação e que saibam organizar o assunto.
4. Verifique os equipamentos necessários
Durante a organização de um workshop, é preciso verificar com muita atenção os equipamentos que serão necessários para que tudo dê certo. Para isso, montem uma lista com tudo o que é fundamental para o evento, como caixas de som, microfones, projetores e notebooks, entre outros equipamentos.
Lembrando que é imprescindível que vocês optem por espaços que já ofereçam estrutura de audiovisual para o evento. O Experience Lounge, por exemplo, não cobra custos adicionais com microfones e projetores, pois esses itens já estão inclusos no serviço do espaço!
5. Realize a divulgação do workshop
A divulgação de um workshop é parte fundamental do sucesso do evento. Após definir a temática que será abordada, conhecer o público-alvo e escolher os palestrantes, procurem divulgar nos canais de comunicação em que esse público está inserido. Busquem fazer uma divulgação focando mais na qualidade do que na quantidade dos participantes.
6. Defina e treine a equipe do workshop
Para promover um evento, é preciso contar com vários fornecedores, parceiros e equipes envolvidas. Por isso, para que tudo aconteça da melhor maneira possível, sem erros, é indispensável treinar bem o time de profissionais.
Não se esqueçam de manter um acompanhamento detalhado do andamento das atividades realizadas por eles para evitar surpresas de última hora. Além do treinamento e do controle, é fundamental sempre motivar os envolvidos, pois todos devem ter o objetivo em comum de tornar o workshop um grande sucesso.
7. Escolha o local adequado
O local onde o workshop vai ser realizado não precisa, necessariamente, ter uma relação direta com o tema do evento, no entanto, o conforto dos participantes precisa ser considerado no seu planejamento para que incômodos que possam prejudicar os resultados sejam evitados ao máximo.
Optem por um local que vai permitir experiências diferenciadas aos participantes. Lembrando que não é somente o conhecimento e a prática que importam, mas também o conforto de todos. Locais para descanso, banheiros e acessibilidade são alguns fatores que fazem parte da experiência. Então tenham uma atenção especial para esses itens.
Perceberam como montar um workshop é mais fácil do que parece? Para que tudo dê certo, é fundamental se reunir com a sua equipe para que vocês se organizem e façam o planejamento do evento. Definam os objetivos e o público-alvo e escolham uma programação que agrade aos participantes. Além disso, é importante planejar o pós-evento para receber o feedback dos envolvidos e gerenciar os contatos realizados.
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